Să facem o procedură nouă!

Aveţi răbdare? Dacă da, citiţi cu atenţie, chiar de mai multe ori, următorul text (e scris în limba română):

O procedură documentată e un document care specific (prezintă) modul de efectuare (operare) şi de control a unei activităţi sau a unui proces.

O prodedură documentată poate fi alcătuită din trei părţi: text, scheme şi formulare.

Partea de „text” a procedurilor este reprezentată de textul documentului în cauză. Această parte prezintă criteriile (şi uneori metodele) de operare şi control a procesului/activităţii care face obiectul procedurii documentate;

Partea de „scheme” a procedurilor documentate este reprezentată de scheme. Acestea au ca principal scop lămurirea concentrată şi simplificată a unei probleme, având doar rol informativ, de înţelegere a unui subiect legat de sistemul de management;

Partea de „formulare” a procedurilor documentate este reprezentată prin diferite tipizate (tabele). Prin completarea acestora apar aşa-numitele „înregistrări” prin care se confirmă operarea şi/sau controlul procesului descris în procedura documentată.

Partea de text a unei proceduri documentate poate avea următorele secţiuni:
- Scop şi domeniu de aplicare: aici se prezintă scopul pentru care a fost alcătuită procedura (de ce s-a întocmit acea procedură documentată) şi domeniul pentru care aceasta este valabilă.
- Definiţii, prescurtări, simboluri: sunt prezentate concret toate elementele care concură la înţelegerea procedurii.
- Documente de referinţă: sunt enumerate documentele în raport cu care s-a alcătuit procedura documentată sau acele documente la care se face referire în textul acesteia.
- Procedura (sau „Operarea şi controlul procesului”): prezintă în mod concret modul în care se desfăşoară şi se controlează activitatea/procesul descris în procedura documentată.
- Responsabilităţi: aici se precizează persoana/funcţia care este responsabilă pentru planificare, organizarea, coordonarea, efectuarea şi evaluarea activităţilor prezentate în procedură.
- Înregistrări: e vorba de tipizatele (tabelele) care stau la baza înregistrărilor, modul cum se realizaeză înregistrările care confirmă desfăşurarea activităţii/procesului conform cu cerinţele stabilite, precum şi modul în care sunt ţinute înregistrările sub control.
- Anexe: este vorba de schemele şi formularele procedurii documentate.

Fiecare standard referitor la management (ISO 9001/ ISO 14001/ OHAS 18001/ HACCP) solicită existenţa, în cadrul organizaţiei, a unor proceduri documentate. Principalele proceduri documentate solicitate în majoritatea standardelor sunt: „Controlul documentelor"; „Controlul înregistrărilor"; „Controlul produsului neconform"; „Auditul intern"; „Acţiuni corective"; „Acţiuni preventive".

Ei, aţi înţeles ceva? Dacă nu, să o luăm „cu încetinitorul”. Pas cu pas. Da?

În informatică, cuvintele „procedură” şi „rutină” sunt aproape sinonime şi semnifică o anumită parte a unui program informatic, care, pe de o parte, este „standard”, deci interschimbabilă între programe, iar pe de altă parte, se repetă de un număr de ori.

Mai clar? Iată. Să presupunem că un program solicită ordonarea crescătoare a unui şir numeric. Nu o dată, ci de zeci, sute sau mii de ori. Sau de un număr indefinit de ori. Ei, ce-i de făcut într-o astfel de situaţie? Evident, niciun programator nu scrie de sute şi sute de ori secvenţa respectivă de instrucţiuni, ci o singură dată – de fapt, de regulă, ea este deja scrisă” – şi, doar o „asamblează” sau o „invocă”.

Sau: dezasamblând un aparat electronic, observăm că el constă, practic, dintr-o placă, dintr-un montaj, pe care sunt lipite diferite componente electronice, diode, condensatori, rezistenţe sau ce-or mai fi. Ideea este că persoana care construieşte sau repară acel aparat nu este şi constructorul componentelor electronice, acestea sunt fabricate în fabrici specializate, şi trebuie doar asamblate corespunzător. În acest fel, munca unui constructor/depanator de aparate electronice, ca şi aceea a unui programator, devine din ce în ce mai mult, precum aceea a unui „lipitor” care selectează componenta potrivită şi o asamblează acolo unde e necesar.

De regulă, aparatele electronice, sau programele informatice, sunt grozav de „deştepte”, dar componentele lor, procedurile, sunt, de regulă, destul de „proaste”. Pentru că, prin intemediul procedurilor sunt controlate procese/operaţiuni destul de simple.

Filosofia din spatele oricărei proceduri este cea de sorginte atomistă, democritiană. Anume că orice lucru, şi orice acţiune/proces, poate fi secţionat, descompus în componente mai simple şi mai uşor de înţeles, aplicat şi construit. Acest lucru este doar parţial adevărat. De aceea, conceperea şi aplicarea procedurilor are o eficienţă limitată.

Astfel, se pot crea şi aplica proceduri doar acolo unde lucrurile şi activităţile sunt extrem de simple şi repetitive. Adică în „industrie” şi „producţie de masă”, dar nu în „artizanat” sau „creaţie”.

Ce facem cu sectoare precum educaţia sau sănătatea? Pot fi utilizate procedurile în aceste sectoare?

Răspunsul este un „da” extrem de limitat. Pentru majoritatea activităţilor şi proceselor care se petrec în aceste sectoare nu se pot concepe şi realiza proceduri. Tocmai pentru că majoritatea activităţilor şi proceselor nu au caracter standard, repetitiv, ci pe acela de unicat sau de creaţie.

Şi, totuşi, unii se străduie să facă asta. Să „procedurizeze”, de exemplu, educaţia. În ce scop?

E foarte simplu: în momentul în care o anumită activitate, sau un proces, este documentat printr-o procedură, teoretic, dar numai teoretic, se va desfăşura perfect. Sau, dacă nu se va desfăşura perfect, se va comite o ilegalitate. E ca un drum, ca un traseu, la care semnele de circulaţie au fost înlocuite cu alte obiecte, astfel încât nesocotirea lor devine, practic, imposibilă. Astfel, în loc de „drum interzis” sau „stop”, am un zid, pur şi simplu. Un zid pe care nu pot să-l sparg. Şi astfel, oricât de bun (sau prost) conducător aş fi, nu am cum să mă rătăcesc, nu am cum să nu ajung la destinaţie, fiindcă nu mă lasă procedura. A, am, poate, posibilitatea să intru cu maşina în zid, dar asta este deja o ilegalitate. Dacă nu comit nicio ilegalitate, repet, nu am cum să nu ajung la rezultat.

Evident că o asemenea idee e o mare tâmpenie. Nu oricărei activităţi îi putem asocia o procedură. Activităţii de creaţie, în niciun caz. Dar, nu numai acrivităţilor de creaţie, ci nici celor banale, rutiniere, nu e bine, întotdeauna, să le asociem proceduri. Sau, dacă le asociem, nu înseamnă că vom obţine şi rezultatele scontate. De ce?

Iată de ce. Avem situaţia în care un om are de îndeplinit o anumită sarcină documentată printr-o procedură „beton”. Ce va face, în situaţia concretă, omul respectiv?

Dacă sarcina este foarte simplă, elementară, iar omul este extrem de motivat, fără îndoială că o va îndeplini „ca la carte”. Cu sau fără procedură. Dar, cu procedură, va resimţi, într-un fel mai mult sau mai puţin conştient, presiunea acesteia. Pe lângă sarcina propriu-zisă, omul va avea de completat diferite tabele, de „bifat” diferite rubrici etc., iar asta, în timp, îl va obosi şi enerva, ceea ce va duce, de facto, la scăderea eficienţei sale.

Dar dacă omul este dezamăgit, demotivat etc.? Ei, în cazul acesta, lucrurile se vor schimba niţeluş, în funcţie de personalitatea sa. Dacă omul are o personalitate pasiv-agresivă – sunt extrem de mulţi oameni care au o astfel de personalitate – atunci, la fel ca şi în cazul precedent, îşi va folosi întreaga energie şi putere de creaţie în direcţia îndeplinirii într-un anumit fel a sarcinii de lucru. În acel fel în care rezultatul final e „zero”, dar procedura a fost respectată întru totul, sau chiar „depăşită”. De exemplu, dacă la pasul „n” al procedurii scrie: „înainte de operaţia x ascute cuţitul”, omul îl va ascuţi cu atâta entuziasm, de nu va mai rămâne nimic din el. Bineînţeles, după astfel de incidente, procedura va fi rescrisă, astfel încât să devină mai „performantă”, dar şi omul va deveni mai „performant” şi va reuşi să găsească noi şi noi „portiţe” care să-i permită să respecte întru totul procedurile respective, dar să saboteze rezultatul.

Şi atunci, ce e de făcut? Un lucru simplu: motivare. Oamenii trebuie motivaţi pentru a face un anumit lucru.

Când mă uit la învăţământul de la noi, mă apucă jalea. De mai bine de un an, ministrul Funeriu nu face altceva decât să demotiveze oamenii din sistem. Prin reduceri de personal, prin reduceri salariale, prin lipsă de respect, prin lipsă de comunicare, prin politizare, prin o mie şi unul de procedee. Inclusiv prin modul în care a impus legea educaţiei. Care ... ştim cum este. Dar, facem abstracţie de asta. E o lege perfectă. Mai mult ca perfectă, e sublimă. Dar de produs, va produce efecte dezastruoase. Nu „va produce”, produce deja ... E o catastrofă naţională, un coşmar nu doar al profesorilor, ci al întregii societăţi. Fiindcă la baza calităţii vieţii nu stă altceva decât educaţia.

Portretul robot al profesorului de azi: DEMOTIVAT. Şi asta atrage după sine toate celelalte aspecte. Profesorul din România este profund demotivat, şi de aceea e plictisit, cinic, incompetent şi lipsit de integritate. De aceea merge la ore în scârbă şi de aceea pleacă din sistem cu prima ocazie. De aceea e dezinteresat şi reticent. De aceea e obosit şi dezgustat. De aceea e învăţământul românesc la pământ!

Şi, în aceste condiţii, ce facem? Şcoli noi nu suntem în stare să facem, le închidem şi pe alea vechi, dar facem legi, adică proceduri. De sus până jos, fiecare executiv din sistem cam asta face: legi noi, proceduri noi, care fără îndoială, vor revoluţiona învăţământul. Fiindcă, vrând-nevrând, cine va respecta procedurile, nu va avea cum să nu fie un profesor excelent. Chiar dacă va fi umilit şi descurajat, chiar dacă va fi bolnav sau obosit. Pentru că, minune mare, procedura va lucra singură! Procedura va face totul!

Dacă-i aşa, de ce mai aveţi nevoie de şcoli şi de dascăli, domnule Funeriu? De ce nu închideţi toate şcolile, de ce nu concediaţi toţi dascălii? De ce nu creaţi, domnule Funeriu, atâtea proceduri câte e nevoie ca lucrurile să meargă strună şi fără profesori. Care – nu-i aşa? – sunt slab pregătiţi, dezinteresaţi, incompetenţi, şi mai vor şi bani! Daţi-i odată afară pe toţi, păstraţi-i doar pe aceia care se pricep să scrie o procedură ca lumea, restul, eject. Şi să vedeţi ce bine va fi, şi cum va spori educaţia!

Somn uşor, domnule ministru!

P.S. De ce-or fi protestând, astăzi, dascălii din România?